خدمة العملاء هل تريد ان تعرف ماهي؟
إن كنت قد وصلت إلى هذا المقال فأنت تسأل عن أهمية خدمة العملاء وتريد توسيع إدراكك حول هذا الموضوع، إما لأنك صاحب شركة أو مشروع وتريد إدارة خدمة العملاء بكفاءة عالية، أو لأنك تبحث عن عمل وتريد أن تكون موظف بارع في قسم تقديم الخدمات للعملاء.
حسناً أياً كانت غايتك فقد وصلت فعلاً سنحدثك اليوم بكل ما يهمك عن أهمية هذه الخدمة وتعريفها ومهارات الموظفين فيها، لنمدك بكل ما قد يفييدك في هذا الموضوع ولننطلق من التعريف:
تعريف خدمة العملاء
هي القسم المختص بتزويد العملاء بالمعلومات والرد على استفساراتهم وتلبية طلباتهم، حيث أن الموظف ضمن هذا القسم هو الممثل الرسمي للشركة أمام العميل وصلة الوصل بينهم، فعادة ما يتولى الرد على التعليقات والرسائل والمكالمات الهاتفية، كما يقوم بمراسلة العملاء في بعض الأحيان عند اتباع الطرق والحملات التسويقية التي تستدعي ذلك كالتسويق عبر الرسائل البريدية على سبيل المثال.
أهمية خدمة العملاء كجزء من عملية التسويق الالكتروني
1. بناء الثقة بين العلامة التجارية والعميل
بعد أن يتم جذب العميل من خلال مهارات التسويق الالكتروني تقوم خدمة العملاء بالتواصل المباشر مع العميل ومن خلال هذا التواصل تنشأ علاقة ود وثقة بين العلامة التجارية والعميل فتساهم في زيادة المبيعات وتشجيع العميل على شراء المنتجات.
2. الحفاظ على ولاء العميل
مهمّة الخطة التسويقية هي جذب العميل وبناء الوعي بالعلامة التجارية ولكن من خلال الرد السريع والمهارات التي من المفترض أن يتمتع بها الموظف تساهم هذه الخدمة في الحفاظ على العميل واستمرارية تعامله مع الشركة من خلال تلبية احتياجاته بسرعة وكفاءة.
3. المساهمة في تطوير الشركة إلى الأفضل
من خلال اهتمام موظفي خدمة العميل في كل تعليق أو ملاحظة واردة من العملاء سواء في تعليق أو رسالة فإنها تستطيع أن تقدم للإدارة الشركة بعض الاقتراحات والحلول للثغرات والمشكلات التي تذكر في التعليقات أو تستوحي منها بعض التحديثات المهمة لتطور الشركة.
4. تحويل العملاء المحتملين إلى مستهلكين
عند التسويق على نطاق واسع يبادر عدد كبير من العملاء بمراسلة بريد الشركة، وغالباً ما تَرد إلى صندوق البريد الكثير من التعليقات من أشخاص مهتمين بالعلامة التجارية ولكن ليس بنيتهم شراء المنتجات، يتواصلون فقط للاستفسار أو السؤال عن شيء ما، وهنا تظهر براعة القائمين على خدمات العملاء في إقناعهم وتحفيزهم على استهلاك المنتج، وبذلك يتحولون إلى عملاء دائمين.
5. الحفاظ على العملاء الحاليين
تلعب هنا دوراً كبيراً جداً في الحفاظ على العملاء وولائهم، حيث أن أي عميل يبحث عن الشعور بأهمية وجوده بالنسبة للشركة أو العلامة التجارية التي يتعامل معها، كما ينظر إلى مدى سرعة تلبية حاجاته وهذه المهام يقوم بها موظف الخدمة من خلال اسلوبه بالرد وسرعة استجابته بتلبية الطلبات.
مهارات موظف خدمة العملاء
1. الإنصات
على موظف خدمة العملاء أن يكون مستمع جيد يتقن مهارة الاستماع باهتمام لكل ما يريد العميل، وأيضاً أن يكون متمهل ولا يقاطع العميل أو يختصر عليه الطريق أو ينهي حديثه بطريقة مباشرة حيث أن هذه التصرفات تغضب العملاء وتجعلهم يعتكفون التعامل مع الشركة مهما كانوا راضين عن المنتجات.
2. الذكاء العاطفي
من الضروري عند التحدث مع العملاء أن يبدي العميل اهتمامه وتعاطفه مع مشاكل العميل كما أنه يجب أن يتحدث بأسلوب ودي ليكسب محبتهم ويعطيهم نظرة رائعة عن الشركة، ولا يسمح لموظف خدمة العملاء بالغضب أو الشتم أو التجاهل أو الفظاظة بالتعامل مهما كان السبب.
3. تجاوز المشكلات
يجب أن يكون القائمين على خدمة العملاء ديناميكيين ويتقنون التصرف بسرعة دون الانتظار أو التأخر، وأن يتقنوا إدارة الأزمات دون الحاجة للجوء غلى المدير، ففي معظم الاحيان تتفاقم المشكلات إن تركت لفترة طويلة وتستدعي بعض المواقف اتخاذ اجراءات لحظية لا تحتمل التأجيل.
4. إدارة النقد
أياً كان مجال الشركة أو نوع الخدمات والمنتجات التي تقدمها فإنها لابد أن تتعرض يوماً للتعليقات والملاحظات سواء كانت إيجابية أو سلبية، ولهذا فإن صاحب العمل أو المشروع يلجأ لتوظيف أشخاص قادرين على إدارة النقد وتحويله لصالح الشركة من جهة بحيث لا يتم خسارة العميل أولاً ثم الاستفادة من هذه التعليقات والرسائل النقدية في تقديم تقرير يسهم في تطور العلامة التجارية وسد الثغرات إن وجدت.
5. الصدق والشفافية
من أكثر المهارات التي تلفت نظر العميل أثناء التواصل مع أي شركة أو جهة منتجة هو صدق التعامل والشفافية في الردود، لذلك لا يجوز أبداً لموظف خدمة العملاء الكذب على عميل أو التعامل معه بغموض أو التراخي في توضيح أي أمر يسأل عنه ضمن حدود صلاحياته، كما لا يجوز تغيير الكلام بين عميل وآخر حتى وإن كان العملاء متباعدان كلياً فهذا يضر بسمعة العلامة التجارية ويفقدها ثقة عملائها.
6. سعة الاطلاع والمعرفة
قبل أن يبدا موظف خدمة العملاء بمباشرة عمله عليه قراءة رؤية الشركة وأهدافها ورسالتها وخدماتها، لكي يكون ممثل حقيقي لها، كما أنه يجب ان يكون متطلع على الحملات التسويقية المطبقة والعروض والأسعار وكل ما يتعلق بالتحديثات على المنتجات أو الخدمات، فلا يجوز أن يسأل العميل أي سؤال غير معلوم الإجابة بالنسبة لخدمة العملاء، وفي حال حدثت مرة مثل هذه الحادثة فعلى الموظف إدارة الموقف بذكاء.
7. التعامل اللبق
من أهم صفات موظف خدمة العملاء أن يكون صاحب أسلوب جميل ومميز ليستطيع بالدرجة الأولى كسب ود ومحبة العملاء، ونقل صورة مميزة عن الشركة أو المنتج، كما يجب أن يكون هادئ وقادر على إدارة غضبه وانفعالاته، وقادراً على الفصل بين العمل والحياة الشخصية.
8. التحدث بلغة صحيحة وقوية
من غير المستحب أن يكون موظف خدمة العملاء لديه مشكلة لغوية أو لفظية خاصة إن كان الرد عن طريق الهاتف، حيث أنه يجب أن يكون متقناً للغة التي يتحدث بها العميل بشكل ممتاز ولسانه طليق ولا يشكو من أي مشكلات صوتية أو لفظية لأن مثل هذه المشاكل تترك أثر سلبي في بعض الأحيان لدى العميل.
9. مهارات الإقناع
وهي أهم مهارة من مهارات خدمة العملاء، حيث أنها ضرورية لكسب عملاء جدد بشكل مستمر، حيث أنه يجب على الموظف إقناع العميل بأهمية المنتج أو الخدمة التي تقدمها العلامة التجارية في سد حاجاته الضرورية وحصوله على الرضى والسعادة والراحة بأسلوب مميز وغير مباشر من خلال الذكاء اللغوية والعاطفي والقدرة العالية على التأثير بآراء الآخرين.
فيديو – خدمة العملاء
الأسئلة الشائعة
ما هي أبرز الصفات التي يجب أن يتمتع بها موظف خدمة العملاء؟
- الانصات
- الذكاء العاطفي
- تجاوز المشكلات
- إدارة النقد
- الصدق والشفافية
- سعة الاطلاع والمعرفة
- التعامل اللبق
- التحدث بلغة صحيحة وقوية
- مهارات الإقناع
ما هي أهمية خدمة العملاء في عملية نجاح التسويق الالكتروني؟
تساهم خدمة العملاء في إتمام دور التسويق الالكتروني في الحصول على العملاء وكسب ثقتهم وزيادة حجم المبيعات وتحقيق الأرباح والنجاح.
هل احتاج موظف لخدمة العملاء في كل شركة وعمل؟
ليس بالضرورة وجود موظف مختص بخدمة العملاء ولكن بشرط أن يتم تقديم الخدمات التي يغطيها الموظف لعملاء الشركة على أتم وجه وخاصة من حيث السرعة في الرد وتلبية الحاجات.
